監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理材料產(chǎn)生在監(jiān)理過程中的特點(diǎn)，制定誰監(jiān)理、檢查、誰負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料管理原則是合適的。因此，監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。監(jiān)理的工作范圍明確了，監(jiān)理資料的責(zé)任也明確了。

專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)原材料、分項(xiàng)工程檢驗(yàn)和監(jiān)理資料(包括附件)的收集和整理，分部工程檢驗(yàn)完畢，必須向完整、真實(shí)的監(jiān)理資料提交資料員檢驗(yàn)備案。資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的檢查、分類整理。為了保證監(jiān)理材料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、報告制度和監(jiān)理人員輪流工作替代制度，確保工作場所不缺人，工作由人管理，監(jiān)理日記由人記錄，確保監(jiān)理材料的連續(xù)性、完整性。

監(jiān)理人員報告監(jiān)理工作時，應(yīng)同時報告監(jiān)理資料。總監(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員的工作時，也應(yīng)同時檢查其負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料。從監(jiān)理材料的質(zhì)量可以評估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。

要注重對施工材料的監(jiān)理。

監(jiān)理資料管理要做到及時、真實(shí)、有序，在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，逐步檢查。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的重要工作內(nèi)容。

施工資料也是日后施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)。施工單位有義務(wù)管理施工資料。為了促進(jìn)施工部門重視施工資料管理，必須在第一次施工現(xiàn)場例會上強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，說明施工檢驗(yàn)的相關(guān)程序和基本條件。特別是在施工準(zhǔn)備階段必須嚴(yán)格檢查，堅持檢查需要資料，各施工資料必須真實(shí)合格的原則。在平時的工程例會上多次重申，得到業(yè)主的理解和支持。

加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持。

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣，需要加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，贏得業(yè)主的理解和支持，監(jiān)理資料中的施工合同文件、調(diào)查設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計變更、工程定位和標(biāo)高資料、地下障礙物資料等，由業(yè)主提供。平時工作的交往信、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系方式等也與業(yè)主有關(guān)。工程計量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與業(yè)主溝通。對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持，否則工作很難開展，監(jiān)理資料的管理工作就難以落實(shí)。

監(jiān)理日記是監(jiān)理人員檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線。

監(jiān)理日記是每天記錄監(jiān)理工作和施工活動的重要資料，內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，時間的連續(xù)性強(qiáng)，這是監(jiān)理人員檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要線索。

總監(jiān)應(yīng)每天在監(jiān)理日記上簽字，檢查監(jiān)理人員的工作，熟悉監(jiān)理狀況。監(jiān)理日記的檢查，監(jiān)理工程師根據(jù)監(jiān)理人員的責(zé)任和施工進(jìn)度，可以檢查監(jiān)理日記是否有錯誤的部分。例如，工程施工已經(jīng)到了基礎(chǔ)檢查階段、工程項(xiàng)目某單位的土建。專業(yè)監(jiān)理日記中，該單單位的施工方案檢查、材料檢查、測量放線檢查、基礎(chǔ)隱蔽工程檢查等事項(xiàng)，期間還應(yīng)有工程例會、質(zhì)量問題處理等事項(xiàng)。根據(jù)這些記錄，可以進(jìn)一步檢查監(jiān)理人員負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料是否完整、及時、分類有序。如果監(jiān)理日記中記載水泥入場檢查，可以檢查當(dāng)天是否有水泥檢查表，檢查附帶的水泥合格證、準(zhǔn)用證等質(zhì)量證明資料是否齊全、有效的當(dāng)天有測量放線檢查記錄，檢查當(dāng)天是否有測量放線檢查表，檢查附帶的施工單位的自我檢查資料和測量成果、監(jiān)理再檢查記錄等。也可以根據(jù)監(jiān)理資料檢查監(jiān)理日記。例如，根據(jù)某個原材料報告書的日期，檢查那天的監(jiān)理日記是否有記錄等。這不僅檢查了專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料，還檢查了監(jiān)理工作的質(zhì)量。監(jiān)理日記審查后，總監(jiān)理工程師必須簽字留下記錄。目前，一些監(jiān)理日記過于簡單，內(nèi)容不完整。一些記錄內(nèi)容不準(zhǔn)確，只記錄了施工形象的進(jìn)度，但監(jiān)理的工作內(nèi)容沒有認(rèn)真記錄。一些記錄日期與施工數(shù)據(jù)不匹配。監(jiān)理日記缺陷，監(jiān)理工程師應(yīng)及時檢查，督促糾正。這樣，總監(jiān)理工程師可以通過監(jiān)理日記的檢查，掌握每個監(jiān)理人員的工作情況，同時督促監(jiān)理人員按照規(guī)范進(jìn)行監(jiān)理工作。

實(shí)踐證明，要管理監(jiān)理資料，在提高監(jiān)理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，監(jiān)理工程師要重視，完善制度，執(zhí)行責(zé)任，勤于檢查督促。這樣，工程完成后，就可以留下滿意放心的監(jiān)理資料。